Переход на электронные трудовые книжки
После многолетнего обсуждения целесообразности ведения трудовой книжки в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» 2020 год объявлен в стране переходным периодом. С 01.01.2021 запланирован непосредственный переход на электронные трудовые книжки. В направлении цифровизации трудовых отношений данное мероприятие стало плановым и имеет ряд особенностей, о которых нужно знать как работникам, так и работодателям.
Основные законодательные изменения
Отмеченным законом предусмотрена принципиально важная новелла – ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – РФ) «Сведения о трудовой деятельности», а также внесение сопутствующих изменений в ряд статей этого же кодекса. Новой нормой права предусмотрено, что работодатель в электронном виде формирует основные сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет их в установленном порядке для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. При этом в сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике и месте его работы, выполняемой трудовой функции (должности), переводах работника на другую постоянную работу, увольнении (с указанием причины и основания прекращения трудового договора), а также иная информация, предусмотренная Трудовым кодексом, Федеральными законами. Однако, как видно, электронная трудовая книжка весьма опрометчиво не содержит в себе сведения о награждении работника, которые заносятся в привычную трудовую книжку, и в настоящее время специалисты этот вопрос обсуждают как недостаток проводимых реформ.
Основными правовыми последствиями нововведения, предусмотренного ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, являются следующие.
Во-первых, при поступлении на работу и заключении трудового договора с 01.01.2021 следует предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Во-вторых, обозначенные сведения можно будет использовать для исчисления трудового стажа работника при необходимости, а также внесения записей в трудовую книжку и осуществления иных целей согласно нормативно правовым актам РФ.
В-третьих, как определено в норме, работник может получать данные сведения с разных источников:
1) у работодателя по последнему месту работы (за период работы у него) как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи – тем способом, как будет указано в заявлении работника;
2) в Пенсионном фонде РФ на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом, или в форме электронного документа, выданного в установленном порядке;
3) в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе;
4) с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сказанное, с одной стороны, предоставляет работникам достаточно широкую альтернативу по месту получения необходимых сведений, а с другой стороны, вновь актуализирует вопрос о целесообразности и удобстве иметь работодателям, кто этого еще не сделал, усиленную квалифицированную электронную подпись.
Что нужно знать работодателям
Как установлено в ст. 66.1, по заявлению работника работодатель обязан (за исключением предусмотренных законом случаев, когда ведется трудовая книжка) предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности за период работы у него тем способом, который указан в заявлении. Сведения о трудовой деятельности предоставляются не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении – в день прекращения трудового договора. Если же работник обнаружит неполные или неточные сведения о трудовой деятельности, представленные работодателем, то последний по письменному заявлению работника обязан их исправить или дополнить для их корректного хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда. В противном случае виновного работодателя можно привлечь к административной ответственности, в частности, по ст. 5.27 Кодекса РФ об административной ответственности.
Кроме того, в течение 2020 года работодателям следует провести ряд следующих мероприятий:
- в соответствии с новыми нормами Трудового кодекса РФ при необходимости принять и (или) внести изменения в локальные нормативные акты, начиная с Правил внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и трудовые договоры;
- обеспечить техническую подготовку к представлению сведений о трудовой деятельности согласно законодательству об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ, в том числе посредством подачи ежемесячных отчетов по установленной форме в течение текущего года;
- уведомить каждого работника в соответствии с постановлением Правительства РФ № 887 от 19.06.2020 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году» в срок до 31.10.2020 (изначально был предусмотрен срок до 30.06.2020) в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (в редакции выше названного Федерального закона № 439) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1. При этом способ уведомления работников может быть выбран работодателем и отражен в локальном нормативном акте. Несмотря на то, что отсутствуют конкретные законодательные требования к форме упомянутого уведомления и по данному поводу встречаются различные дискуссии, представляется наиболее бесспорной позиция по оформлению персональных уведомлений работникам, что прослеживается и в иных подобных случаях по трудовому законодательству РФ.
Информация для работника
После получения уведомления каждый работник согласно общему правилу по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю (по основному месту работы в случае наличия работы по совместительству) письменное заявление:
1) либо о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, т.е. как и раньше, в бумажном виде,
2) либо о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно упомянутой новой норме – ст. 66.1. Тем самым, работник дает свое согласие на продолжение ведения его трудовой книжки уже в электронном формате.
Таким образом, у работника имеется альтернатива в подаче заявления, и он самостоятельно принимает решение относительно судьбы своей трудовой книжки. По сути, он руководствуется исключительно личными соображениями. Но при этом нельзя не сказать, что по идее сам по себе переход на электронные трудовые книжки призван минимизировать риски утраты данных о стаже работника и облегчить процесс назначения пенсии в будущем, а также уменьшить бумажный документооборот. Между тем как показывает опыт отдельных работодателей, большинство работников пишут заявление о сохранении ведения трудовой книжки в бумажном виде, в то время как по предварительным данным лишь 14 % работающих граждан приняли решение о формировании сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
В последующем написанное и подписанное работником одно из двух заявлений является подтверждением его волеизъявления. Заявление пишется в произвольной форме, но для четкой организации кадрового делопроизводства и оперативного оформления документации работодателям рекомендуется выработать примерные образцы таких заявлений. Информация о поданных заявлениях включается в сведения о трудовой деятельности, подаваемые работодателями для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В случае, если работником в указанный период времени не подано ни одно из указанных заявлений, на основании ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ работодатель продолжает вести его трудовую книжку в обычном режиме, руководствуясь ст. 66 кодекса, не осуществляя без заявления работника переход на электронную платформу.
Также интересно заметить, что законодатель сохранил за работником, который в течение текущего года не проявит инициативу по переходу на электронную трудовую книжку, возможность при последующем трудоустройстве к другому работодателю воспользоваться своим правом и отказаться от ведения трудовой книжки на бумажном носителе (в порядке ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). А в отношении лиц, которые впервые поступят на работу по трудовому договору (служебному контракту) после 31.12.2020, работодатели уже не заводят и не оформляют трудовые книжки в традиционном формате, руководствуясь положениями ст. 66.1. Иными словами, законодатель предполагает, что электронное ведение трудовой книжки постепенно станет общим правилом. И для впервые поступающих на работу граждан формируется регистрационная запись в базе данных Пенсионного фонда.
В тоже время из общего правила в законе предусмотрены исключения в отношении лиц, которые не имеют возможности в установленный общий срок – по 31.12.2020 г. – подать соответствующее письменное заявление. К таковым лицам отнесены, прежде всего, те работники, которые по состоянию на указанную дату не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством РФ и договорами сохранялось место работы (например, в период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы и т.д.), а также те лица, которые имеют стаж работы по трудовому договору или служебному контракту, но на переходный период времени не состояли в трудовых или служебных отношениях и не подавали соответствующих заявлений относительно трудовой книжки. Перечисленные субъекты согласно анализируемому закону вправе подать работодателю подобное заявление позднее определенного срока, в любое время.
Причем, важно, что все обозначенное относительно работника также касается и лиц, которые замещают государственные и муниципальные должности, должности государственной гражданской и муниципальной службы, а также осуществляют иные виды профессиональной служебной деятельности, на которых в соответствии с законом ведутся на сегодняшний день трудовые книжки.
В последующем с 01.01.2021 работникам, которые отказались от продолжения ведения трудовых книжек в бумажном варианте, они будут возвращены на руки. Как правило, это делается под расписку, после чего работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При этом обязательно в самой трудовой книжке специалисты по кадровой работе производят запись о подаче работником соответствующего заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Итак, в указанные сроки работники принимают решение о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или отказываются от этого, переходя на формирование сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде. Тем временем работодатели до конца 2020 года проводят ряд обозначенных подготовительных мероприятий для последующего ведения трудовой книжки в бумажном, электронном виде с учетом пожеланий работников.
В заключении хотелось бы отметить, что на сегодняшний день не все работодатели осуществили требуемые мероприятия для перехода на электронные трудовые книжки, так же, как и многие работники не приняли соответствующего решения, однако перечисленные обстоятельства являются неизбежными начальными процессами в направлении развития трудовых отношений в цифровую эпоху.
